Unsere Leistungen
Erstbegehung und Bestandsaufnahme
Bei unserem ersten Besuch geht es zunächst darum, Sie und Ihren Betrieb kennenzulernen. Wir hören zu, stellen Fragen und schauen auch dort hin, wo Datenschutz im Alltag gern einmal zwischen Rezeption, Personalbüro und Serverraum versandet. Gemeinsam verschaffen wir uns einen strukturierten Überblick über den aktuellen Stand. Anschließend besprechen wir, welche Maßnahmen sinnvoll sind, in welcher Reihenfolge sie angegangen werden sollten und was sich im echten Leben umsetzen lässt.
Nach unserem Besuch brauchen wir dann Ihre Mithilfe. Bitte stellen Sie uns die datenschutzrelevanten Unterlagen zur Verfügung, zum Beispiel Auftragsverarbeitungsverträge, Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Einwilligungserklärungen, IT-Strukturübersichten, „Meldescheine“, Organigramme oder Personalstammblätter. Und weil es um den Datenschutz geht: Wo immer möglich, bitte als Blanko-Version. Wir müssen nicht wissen, dass Tim Tresen von der Rezeption immer noch bei Muttern wohnt. Wirklich nicht.
Schulung von Mitarbeitenden
„Datenschutzschulungen der Mitarbeitenden werden vor Ort als Präsenzschulung durchgeführt.“ Was in der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen eher nach Pflichttermin klingt, darf in der Realität gern verständlich, praxisnah und, man glaubt es kaum, sogar witzig sein. Niemand sollte schon bei der Nennung von Artikeln und Paragrafen innerlich den Raum verlassen oder heimlich auf dem Smartphone „Candy Crush“ spielen. Uns geht es darum, die Grundprinzipien des Datenschutzes so zu vermitteln, dass sie im beruflichen Alltag hängenbleiben und ganz nebenbei auch privat nützlich sind. Wer einmal verstanden hat, dass ein Passwort nach dem Muster „HotelzurLinde2026!“ kein Geniestreich, sondern eine Einladung in die Systeme ist, hat schon etwas gewonnen. Das Ausrufezeichen durch ein anderes Sonderzeichen zu ersetzen, löst das Problem noch nicht. Sonderzeichen gibt es tatsächlich viele. Wir haben davon gehört.
Die Schulung dauert etwa zwei Stunden. Eine Teilnehmerbegrenzung gibt es nicht. Alles, was wir benötigen, ist ein ausreichend großer Raum, ein Beamer oder Fernseher und Menschen, die bereit sind, mitzudenken und Fleißbienchen zu sammeln. Eine funktionierende Kaffeespezialitätenmaschine schadet erfahrungsgemäß auch nicht.
Sollte eine Präsenzveranstaltung nicht gewünscht oder organisatorisch nicht umsetzbar sein, unterstützen wir Sie gern bei der Auswahl eines passenden Online-Schulungsangebots. Hauptsache, am Ende bleibt mehr hängen als nur der Termin im Kalender oder der Highscore bei „Candy Crush“.
Sicherheitskonzept zur Videoüberwachung
Videoüberwachung ist datenschutzrechtlich ein sensibles Thema. Kameras sehen viel, manchmal mehr, als einem lieb sein dürfte. Menschen haben Persönlichkeitsrechte – besonders wenn sie an der Hotelbar im Dinnerjacket einen geschüttelten Wodka-Martini nach dem anderen kippen.
Videoüberwachung kann sinnvoll sein, um Personen, Gebäude und Abläufe zu schützen. Entscheidend ist aber, vorher zu klären, warum überhaupt gefilmt wird, was genau erfasst werden soll und ob es dafür wirklich eine Kamera braucht. Dazu gehört insbesondere eine saubere Interessenabwägung und, wenn erforderlich, eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Beides sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Ein Schild mit einem Kamerasymbol ist wichtig, aber juristisch noch lange keine „Lizenz zum Filmen“.
Dass Fehler teuer werden können, zeigt ein bekanntes Beispiel: Wegen unzulässiger Videoüberwachung verhängte die niedersächsische Datenschutzaufsicht ursprünglich ein Bußgeld von 10,4 Millionen Euro. Nach mehreren Gerichtsverfahren blieben davon 900.000 Euro übrig. Für das Geld bekommt man immer noch ziemlich viele Kameras. Oder Wodka-Martinis. Oder man lässt sich vorher beraten.
Wir unterstützen bei der Bewertung, Planung und Dokumentation von Videoüberwachung und kennen die Anforderungen ganz unterschiedlicher Umgebungen, von Hotels und Ferienanlagen über Bürokomplexe und Einkaufszentren bis hin zu Tageskliniken. Das Ziel ist ein Sicherheitskonzept, das rechtlich trägt, im Alltag funktioniert und nur so viel erfasst, wie für den vorgesehenen Zweck erforderlich ist. Wenn alles passt, haben Sie dann doch fast die „Lizenz zum Filmen“. Aber nur fast.
Dokumentation und Datenschutzkonzept
Die ersten Informationen sind gesammelt, die Abläufe bekannt und die wichtigsten Baustellen identifiziert. Jetzt geht es darum, auf dieser Grundlage ein Datenschutzkonzept zu entwickeln, das zu Ihrem Unternehmen passt und nicht nur für die stets geschätzten Damen und Herren der Datenschutzaufsichtsbehörde geschrieben wurde.
Dazu prüfen wir unter anderem Ihre Webseite, bestehende Datenschutzhinweise, Verträge, Prozesse und Dokumentationen und bringen alles Schritt für Schritt auf einen vernünftigen Stand. Unser Datenschutzkonzept ist modular aufgebaut. Es wächst mit den Anforderungen und lässt sich anpassen, wenn sich im Unternehmen etwas verändert.
Ein Datenschutzkonzept ist kein Schlusspunkt. Eher der Beginn einer wunderbaren Freundschaft. Wobei Freundschaften bekanntlich Pflege brauchen. Einen perfekten Datenschutz kann es nicht geben. Dafür müsste man vermutlich das Hotel abschließen und alle nach Hause schicken. Entscheidend ist, Risiken zu kennen, vernünftig damit umzugehen und die Rechte und Freiheiten Ihrer Gäste, Kunden und Mitarbeitenden angemessen zu schützen.
Betreuung und Beratung
Sobald im Datenschutz die größten Buschfeuer gelöscht sind, stehen wir Ihnen weiterhin mit Rat und Tat zur Seite. Denn nur weil gerade nichts brennt, heißt das nicht, dass man den Feuerwehrlöscher entsorgen sollte.
Der erste Besuch liegt hinter Ihnen, Ihre Webseite ist auf einem vernünftigen Stand, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist vollständig, Ihre Mitarbeitenden sind geschult und die getroffenen Maßnahmen im Datenschutz und in der Datensicherheit greifen. Mit anderen Worten: Es sieht gut aus. Verdächtig gut.
Feuer aus, Lage unter Kontrolle? Im Datenschutz ist das eigentlich nie der Fall. Ständig kommen neue Gesetze, Urteile und Anforderungen dazu, interne Abläufe verändern sich und irgendwann hat Conny Content aus dem Marketing die Idee, den neuen KI-gestützten Supertracker „HAL 9000“ auf der Webseite einzusetzen. Der wäre „bestimmt datenschutzkonform“. Genau dann kommen wir wieder ins Spiel.
Wir begleiten Sie deshalb auch nach der grundlegenden Aufarbeitung weiter, beantworten Fragen, prüfen neue Vorhaben und helfen dabei, das erreichte Datenschutzniveau zu halten und sinnvoll weiterzuentwickeln. Denn erfahrungsgemäß entstehen die interessantesten Datenschutzfragen ohnehin erst dann, wenn eigentlich alles fertig war.
Sicherheitskonzepte für Zutrittskontrolle
Als Nachunternehmer von ASSA ABLOY Global Solutions vermitteln wir Aufträge und erarbeiten Konzepte für elektronische Zutrittskontrollen in Ihrer Hotelanlage.
Nicht jeder ist Admin. Und nicht jeder darf oder sollte überall rein. Wer welche Türen öffnen darf, sollte deshalb rechtzeitig und eindeutig festgelegt werden. Welche Zutrittsrechte sinnvoll sind, hängt von der Größe, dem Aufbau und den Abläufen des Hauses ab. Die Rezeption hat nichts im Personalbüro zu suchen, der Page nichts im Champagnerlager und die Nighties – bekanntlich alles notorische Kuchenklauer – nichts in der Patisserie. Sollen Gäste mit dem Aufzug nur ihre eigene Etage erreichen, braucht es eine entsprechende Aufzugsteuerung. Und wenn bestimmte Bereiche ausschließlich für Mitarbeitende vorgesehen sind, sollte das System auch genau das abbilden.
Auch Archive, in denen sensible Unterlagen wie „Meldescheine“ oder Tagesabschlüsse bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen auf die Vernichtung warten, sollten nicht gleichzeitig als Lager für Glühbirnen, Putzmittel oder Klopapier dienen. Sinngemäß heißt es bei den technischen und organisatorischen Maßnahmen: vor unbefugtem Zugriff schützen. Das funktioniert erfahrungsgemäß besser, wenn nicht jeder wegen einer Rolle Toilettenpapier hineinmuss.
Damit Sie bei all diesen Berechtigungen den Überblick behalten, beraten, planen und begleiten wir Sie und erstellen Schließpläne, in denen Türen, Bereiche und Abteilungen übersichtlich erfasst werden. Anschließend wird eindeutig festgelegt, wer wohin darf – und wer eben nicht. Diese Schließpläne werden anschließend in die jeweilige Datenbank, etwa Visionline oder Vostio, übernommen.
Auf Wunsch begleiten wir Sie bereits in der Planungsphase, zum Beispiel bei Neubauten, Umbauten oder Renovierungen. Denn Zutrittsrechte lassen sich deutlich entspannter planen, bevor die Nighties in die Pati wollen.